5 kiểu trì hoãn công việc và giải pháp cho từng kiểu – FEGO
5 kiểu trì hoãn công việc và giải pháp cho từng kiểu

5 kiểu trì hoãn công việc và giải pháp cho từng kiểu

Dường như trong cuộc sống hiện đại, chúng ta có quá nhiều việc cần hoàn thành và điều đó làm cho việc trì hoãn công việc cũng diễn ra thường xuyên hơn. Vậy, có bao nhiêu kiểu trì hoãn và giải pháp cho từng kiểu như thế nào?

1, Kiểu cầu toàn:

Người cầu toàn hay trì hoãn làm một việc gì đó vì họ dễ căng thẳng khi muốn đảm bảo rằng mỗi khía cạnh đều phải tuyệt vời. Họ cũng có thể trì hoãn ngay khi đã bắt đầu làm dở một việc, vì họ quá lo lắng để tiếp tục hoàn thành công việc.

Hãy suy nghĩ rõ ràng về mục đích công việc bạn cần làm, phân bổ thời gian cụ thể cho từng công đoạn để tránh việc trì hoãn. Điều này sẽ giúp bạn tập trung và hoàn thành từng công đoạn trong khung thời gian đã định ra.

2, Kiểu mộng mơ:

Những người này thường thích việc lên kế hoạch hoàn hảo hơn là việc hành động. Họ rất sáng tạo, nhưng lại gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch mình đặt ra.

Giải pháp cho kiểu người này là hãy chia nhỏ mỗi công việc ra từng nhiệm vụ nhỏ hơn. Nếu bạn cần đọc một bài nghiên cứu dài 100 trang, thì hãy đặt mục tiêu đọc từng trang một, lần lượt như vậy. Điều này sẽ giúp bạn giảm áp lực khi nghĩ đến việc phải đọc hết 100 trang một lúc.

3, Kiểu né tránh:

Những người này thường lo lắng quá nhiều khi sợ rằng họ không thể quản lí công việc cần làm. Họ thà né tránh làm việc còn hơn là phải chịu sự đánh giá của người khác nếu lỡ phạm phải một sai lầm nào đó.

Hãy tập trung xử lí công đoạn khó nhất đầu tiên. Điều này sẽ giúp bạn có cảm giác thành công . Bắt đầu một ngày làm việc với một cột mốc được hoàn thành sẽ mang lại năng lượng tích cực cho cả ngày dài.

4, Kiểu thích khủng hoảng:

Người thích khủng hoảng thường cố tình trì hoãn công việc đến lúc sát giờ deadline. Họ cảm thấy hào hứng với deadline và nghĩ rằng mình sẽ làm việc tốt nhất dưới áp lực của thời gian.

Để thoát khỏi ảo tưởng về năng lực làm việc sát deadline này, hãy thử áp dụng kĩ thuật Pomodoro. Chia nhỏ công việc ra thành những task nhỏ hơn. Hãy tập trung làm việc cao độ trong một thời gian ngắn để xong một task, sau đó nghỉ ngơi một lát, rồi quay lại làm việc cao độ, lặp đi lặp lại như vậy. Nó như một dạng hitt trong làm việc.

Các bước áp dụng kĩ thuật Pomodoro:

B1: Chọn một task bất kì, nhớ là bạn chỉ cần tập trung làm xong task này.

B2: Đặt thời gian là 25p.

B3: Tập trung làm duy nhất task đó trong 25p này. Không cần quan tâm đến tất cả những việc còn lại.

B4: Khi nghe tiếng chuông hết giờ, ngừng làm và đánh dấu đã hoàn thành vào bảng theo dõi task.

B5: Nghỉ ngơi một chút nhưng nhớ là không quá 5p.

B6: Sau khi hoàn thành được 4 tasks, nghỉ ngơi dài hơn, khoảng 15-30p. Sau đó lặp lại cả quá trình từ đầu.

5, Kiểu bận rộn:

Người quá bận rộn thường gặp khó khăn trong việc chọn ưu tiên làm công việc nào, vì họ có quá nhiều thứ phải hoàn thành. Họ không biết cách chọn làm việc nào và họ cứ trì hoãn việc đưa ra quyết định.

Đưa ra thứ tự ưu tiên cho các công việc là một cách hữu ích để tránh trì hoãn. Điều này giúp bạn xác định được việc nào cần làm trước, việc nào có thể để sau. Từ đó, việc quản lí thời gian và hoàn thành công việc của bạn trở nên quy củ, dễ dàng hơn.

Hướng dẫn cách xác định thứ tự ưu tiên công việc:

Cách 1: Chia từng task vào một trong 4 dạng sau

 Dạng 1: Việc mà bạn không muốn làm, và thật ra cũng không cần phải làm.

 Dạng 2: Việc bạn không muốn làm, nhưng lại cần phải làm.

 Dạng 3: Việc bạn vừa muốn làm, và cũng cần phải làm.

 Dạng 4: Việc bạn muốn làm, nhưng lại không cần phải làm.

 Ưu tiên dạng 2, dạng 3 để làm đầu tiên. Và có thể dạng 1 là những công việc mà bạn có thể loại khỏi danh sách để giảm bớt áp lực cho chính mình.

 

Cách 2: Quản lí mức độ ưu tiên của công việc theo biểu đồ Eisenhower

Được phát triển bởi cựu tổng thống Hoa Kỳ Dwight Eisenhower, biểu đồ này là một hộp bốn góc phần tư đơn giản giúp bạn phân biệt các nhiệm vụ "khẩn cấp" khỏi các nhiệm vụ "quan trọng".

Theo thuật ngữ cơ bản, các nhiệm vụ khẩn cấp là những việc bạn cảm thấy cần phải giải quyết ngay lập tức, chẳng hạn như email, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn hoặc tin tức. Còn những nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ đóng góp vào sứ mệnh, giá trị và mục tiêu lâu dài của bạn.

 Dạng 1 Khẩn cấp và Quan trọng: Thực hiện những công việc này càng sớm càng tốt

 Dạng 2 Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Quyết định khi nào bạn sẽ làm những việc này và xác định một thời điểm nhất định để làm

 Dạng 3 Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao những công việc này cho người khác

 Dạng 4 Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Bỏ những thứ này khỏi lịch trình của bạn càng sớm càng tốt

---------------

Hi vọng bài viết này sẽ giúp những bạn thường gặp trạng thái trì hoãn có thể xác định được kiểu trì hoãn của mình để từ đó có giải pháp phù hợp, mang lại hiểu quả làm việc cao hơn. Một chiến lược làm việc hợp lí thì sẽ mang lại nhiều thời gian thư giãn hơn cho chúng ta.

← Bài trước Bài sau →